نظرة عامة
ما تغطيه هذه الخدمة
حفظ السجلات هو حيث يُثبت الامتثال أو يضيع. فمؤسسات فعلت كل شيء بشكل صحيح تفشل رغم ذلك في التفتيش لأن الأدلة ناقصة، أو غير متسقة بين الكيانات، أو محفوظة في أنظمة لا يستطيع أحد الإخراج منها في مهلة قصيرة.
نصمم وننفذ حفظ سجلات يعكس المتطلبات الفعلية لدولكم: ما يجب حفظه، وبأي شكل، ولكم من الوقت، وكيف سيُبرز حين يسأل أحد.
ما تشمله
نطاق العمل
رسم خريطة المتطلبات
ما يجب الاحتفاظ به، وبأي شكل، ولكم من الوقت في كل دولة تعملون فيها.
تصميم الهيكل والنظام
هيكل سجلات يعمل مع الأنظمة التي تستخدمونها أصلاً بدلاً من استلزام نظام موازٍ.
الاحتفاظ والإتلاف
جداول احتفاظ بنقاط إتلاف محددة، توازن بين الامتثال والتزامات تقليل البيانات.
معالجة الثغرات
تحديد السجلات المفقودة أو الناقصة، وإعادة بنائها حيثما أمكن.
الجاهزية للإبراز
التأكد من أن السجلات يمكن إبرازها فعلاً، كاملة، ضمن أطر التفتيش الزمنية.
آلية العمل
عملية واحدة مسؤولة
يمر كل تعاقد مع دوكيورمينت بالمراحل الخمس نفسها، لتعرفوا دائماً أين وصل ملفكم ومن المسؤول عنه.
استشارة أولية
نبدأ بفهم منشأتكم وقواكم العاملة وقطاعكم ووضعكم الحالي — دون أي التزام.
عرض محدد النطاق
عرض واضح وشفاف لما هو مطلوب وكيفية احتساب أتعابنا، منفصلةً عن أي رسوم حكومية أو رسوم جهات رسمية.
التعاقد والتفويض
تعاقد رسمي مع التفويض اللازم لنتصرف نيابة عنكم لدى الجهات المختصة.
جهة تواصل مخصصة
جهة تواصل واحدة مسؤولة تدير ملفكم من التكليف وحتى الإنجاز.
تقارير مستمرة
تحديثات منتظمة عن الإجراءات المنجزة والأعمال الجارية وكل ما يقترب موعده النهائي.
لماذا دوكيورمينت
ما الذي يصنع الفرق
امتثال يمكن إثباته
أن تفعلوا الصواب وأن تستطيعوا إثبات أنكم فعلتموه إنجازان منفصلان. الثاني هو ما يختبره التفتيش.
اتساق عبر الكيانات
عدم الاتساق بين كيانات المجموعة من أكثر النتائج شيوعاً. هيكل واحد يحله.
احتفاظ بالاتجاهين
الاحتفاظ بأكثر من اللازم يُنشئ انكشافاً على حماية البيانات. جداول الاحتفاظ تعالج الاتجاهين.
الأسئلة الشائعة
أسئلة شائعة
في معظم الدول نعم، وفق متطلبات تخص الشكل والسلامة وسهولة الوصول. وقلة من الإجراءات ما تزال تشترط الأصول. نرسم ذلك لكل دولة.
يختلف بحسب الدولة ونوع السجل، وهو كثيراً ما يكون أطول مما يفترضه أصحاب العمل. نقدم فترات احتفاظ لكل فئة سجلات لا رقماً واحداً شاملاً.
غالباً، جزئياً. بعض الثغرات يمكن إعادة بنائها من سجلات الجهات أو من أطراف ثالثة؛ وبعضها لا يمكن. نخبركم أيها هذا وأيها ذاك، وما الانكشاف المتبقي.